Reguły współpracy


Współpracujemy zarówno z dużymi firmami o rozbudowanej strukturze organizacyjnej, spółkami jednoosobowymi, jak i innymi spółkami prawa handlowego. Obsługę zawsze dostosowujemy do indywidualnych potrzeb Klienta, jednak jej model oparty jest na precyzyjnie przygotowanych kryteriach. To dzięki przejrzystości zasad i warunków współpracy możemy już na samym początku zapewnić Klienta o pełnej poufności naszych działań, bezapelacyjnym profesjonalizmie, dyspozycyjności Biura Rachunkowego, jak również otwartości na indywidualne oczekiwania. Starannie opracowane zasady pozwalają nam również dbać o wyjątkową jakość usług, a tym samym – zadowolenie i pełną satysfakcję naszych Klientów. Poniżej zamieszczamy więc, z krótkim opisem, podstawowe zagadnienia przybliżające nasz sposób działania.

Podstawy współpracy: umowa, uzgodnienie terminów i zakresu działań.

Podstawą wszystkich naszych działań jest pisemna umowa podpisana z Klientem. Jest ona zabezpieczeniem interesów obu stron – w szczególności zaś interesów naszych Klientów. Na tym etapie dokonujemy również innych ustaleń – uzgadniamy m.in. termin odbioru dokumentacji firmowej bądź też – jeżeli takie ustalenia zostaną poczynione – jej dostarczenia do naszego biura. Uzgadniamy także zakres usług, które Klient chce nam zlecić oraz ich koszt, który bardzo często uzależniony jest od indywidualnych czynników – m.in. obszerności powierzonej nam dokumentacji.

Przebieg współpracy, czyli czego Przedsiębiorca może oczekiwać?

To zagadnienie wymaga bardziej szczegółowego rozstrzygnięcia. Pragniemy jednak przedstawić Państwu działania, które budują profesjonalną obsługę księgową. Poniżej znajdą więc Państwo kilka podstawowych zagadnień, które pozwolą Państwu dostrzec zarówno obszar naszych działań, jak i ich odpowiednią strategię.

a) Kontakt z księgową

Nasza obsługa to nie tylko konkretne czynności ewidencyjne, ale również wspieranie Klientów na każdym kroku. Dlatego też wraz z końcem miesiąca przypominamy im o konieczności przygotowania i dostarczenia nam odpowiedniej dokumentacji, pozwalającej przeprowadzić comiesięczne rozliczenia. Współpracując z nami nie muszą się Państwo martwić o terminy – z odpowiednim wyprzedzeniem będziemy o nich monitować. Dzięki temu unikną Państwo opóźnień, a co za tym idzie – możliwych kar finansowych. Z pewnością taka dyscyplina terminowa wpłynie też na płynność rozwoju.

b) Przygotowanie dokumentów

Nie wymagamy od naszych Klientów profesjonalnego przygotowania dokumentacji. Jednak zawsze podkreślamy, że zachowanie odpowiedniego modelu jej uporządkowania wpływa na tempo naszej pracy. Jeżeli więc nie jest to problemem – zachęcamy Klientów do chronologicznego bądź tematycznego uporządkowania – np. na grupy: sprzedaż, koszty, delegacje, etc.).

c) Podstawowe zasada przedsiębiorcy – dokumentacyjny porządek

Nie każdy Przedsiębiorca ma obowiązek być ekspertem w dziedzinie księgowości. Jednak każdy zobowiązany jest do posiadania i archiwizowania kompletnej dokumentacji swojej działalności oraz utrzymania w niej porządku. Podstawowym kryterium jest w tym miejscu chronologia. Doskonale wiemy, że niejednokrotnie budzi ona wiele zastrzeżeń i pytań. Dlatego też już w tym miejscu spieszymy z zaznaczeniem kilku istotnych zasad, które z pewnością ułatwią Państwu archiwizację:

  • zdarzenia długotrwałe archiwizujemy zgodnie z datą przyjęcia dokumentu (data podpisania umowy, data zdania delegacji);
  • zawsze umieszczamy na dokumentach datę ich otrzymania;
  • kryterium dla dokumentów dotyczących sprzedaży towarów lub usług jest data transakcji (podobnie z dokumentami zakupu);
  • wyciągi bankowe czy też kwity kasowe układamy zawsze zgodnie z data ich wydrukowania;
  • dla pozostałych, niesklasyfikowanych wyżej dokumentów, kryterium jest data zdarzenia gospodarczego, którego dotyczą.

d) Księgowość – a co, jeżeli budzą się wątpliwości?

Zdajemy sobie sprawę z tego, że nie wszystkie działania księgowe są dla naszych Klientów w pełni zrozumiałe. Będąc dla Państwa fachowym wsparciem pomagamy we wszystkich zadaniach związanych z obsługą rachunkową. Dotyczy to również i tych, których sposób realizacji pozostaje dla Klienta całkowicie niezrozumiały. Jeżeli więc stają Państwo przed koniecznością przygotowania dokumentacji księgowej, jednak sam sposób jej sporządzenia budzi wiele wątpliwości – prosimy o kontakt. Nie muszą Państwo samodzielnie zmagać się z takimi wyzwaniami. Nawet, jeżeli na początku współpracy uzgodniliśmy, iż to Państwo dostarczacie naszemu biuru komplet dokumentacji, a jednak w trakcie jej przygotowania budzą się niejasności – zapraszamy do konsultacji. Jesteśmy po to, aby wspierać Państwa naszym doświadczeniem i wiedzą.

Co więcej – z doświadczenia wiemy, że opóźnienia w przygotowaniu dokumentacji niejednokrotnie nie wynikają z winy Klienta. Co więc, jeżeli dokumentacyjne braki są skutkiem nieprzestrzegania terminów przez kontrahentów (nie dostarczyli oni kopii faktury sprzedaży)? Jeżeli takie problemy są częścią Państwa biznesowej codzienności, wówczas już na początku współpracy zalecamy alternatywne rozwiązanie – wystawianie dwóch kopii faktur sprzedaży, z czego jedna byłaby przygotowywana na nasz użytek. Takie zabezpieczenie pozwoli nam terminowo dokonywać wszelkich rozliczeń.
Jest jeszcze jeden aspekt, który należy w tym miejscu poruszyć. To wątpliwości, które w trakcie obsługi mogą pojawić się po naszej stronie, a wynikać będą z dostrzeżonych w dostarczanej nam dokumentacji błędów. Współpracując z nami mogą Państwo liczyć nie tylko na terminową obsługę i realizację powierzonych zadań, ale również całkowitą rzetelność, która przełoży się na poprawność prowadzonej księgowości.

e) Księgowość – nietypowe wyzwania

Nie zawsze przygotowane wzory dokumentów odpowiadają potrzebom danej ewidencji. Niejednokrotnie Przedsiębiorca staje przed wyzwaniem sporządzenia nietypowego dokumentów. Co wtedy? Jako eksperci z przyjemnością pomagamy w takich sytuacjach – nasi Klienci nie muszą obawiać się jakichkolwiek wyzwań. Jesteśmy w pełni przygotowani do tego, aby tworzyć autorskie wzory dokumentacyjne – począwszy od not korygujących, a skończywszy na fakturach eksportowych.

f) Przekazanie dokumentów – wygodne warunki współpracy

Sposób przekazania dokumentów ustalamy już na początku współpracy z Klientem. Jest to jeden z tych elementów, które mają kluczowy wpływ na płynność naszych działań. Pozostajemy całkowicie otwarci na Państwa potrzeby. Jeżeli wygodniejszym rozwiązaniem jest dla Państwa osobiste dostarczanie dokumentacji – wówczas uzgadniamy najlepszy termin. Jeżeli jednak, ze względu na bieżące obowiązki, nie są Państwo w stanie podjąć się takiego zobowiązania – wówczas jesteśmy w stanie zorganizować odbiór dokumentacji. W tym przypadku również ustalamy dogodny termin oraz miejsce odbioru, którym najczęściej jest siedziba Państwa firmy.

g) Stały kontakt – bieżące informacje

Z Klientami, w trakcie realizacji kompleksowej obsługi, kontaktujemy się tylko w razie takiej konieczności. Powierzenie nam prowadzenia księgowości traktujemy m.in. jako możliwość odciążenia Państwa – uwolnienia od obowiązków wymagających czasu, wiedzy oraz pełnego zaangażowania. Nie chcemy więc, by wygospodarowany w ten sposób czas wolny poświęcali Państwo np. na odpisywanie na nasze wiadomości. Dlatego z rozwagą podchodzimy do kwestii kontaktu z Klientem, nie zapominając o BIEŻĄCYM INFORMOWANIU go o aktualnie realizowanych pracach. W przypadku płynnej i bezproblemowej obsługi mogą więc Państwo spodziewać się comiesięcznych raportów i zestawień. Jednak w sytuacjach, w których wykryty zostanie przez nas błąd – wówczas kontakt jest natychmiastowy. Zależy nam wówczas na czasie – na możliwie jak najszybszym skorygowaniu faktury bądź innego dokumentu, który tego wymaga.

h) Obsługa kadrowa to oszczędności

Jednym z najsilniejszych argumentów, najdobitniej przemawiających do naszych Klientów, są wymierne korzyści finansowe. Dla wielu firm prowadzenie działu odpowiedzialnego za obsługę kadrową stanowi przestrzeń niekończących się wydatków, związanych z koniecznością zakupienia profesjonalnego oprogramowania, zatrudnienia ekspertów od obsługi kadrowej, wyodrębnienia i zagospodarowania przestrzeni biurowej, w której nowy dział mógłby realizować swoje obowiązki, etc. Niejednokrotnie koszty te są trudne do przewidzenia – prosta awaria sprzętu może znacząco podnieść comiesięczne wydatki. Podjęcie współpracy z Biurem Rachunkowym Finanse EG to antidotum na wszystkie te niedogodności.
Po pierwsze – koszty związane z obsługą kadrowo-płacową są stałe, uwzględnione w umowie.
Po drugie – mają Państwo gwarancję, że współpracują z wykwalifikowanymi ekspertami.
Po trzecie – działamy kompleksowo, co pozwoli Państwu uniknąć konieczności cyklicznego czy też doraźnego zlecania poszczególnych zadań księgowych – wszystkim zajmie się Biuro Rachunkowe Finanse EG (począwszy od przygotowania umów, poprzez skompletowanie akt osobowych pracowników, zgłoszenie zatrudnionych do ubezpieczenia, aż po przeprowadzenie pełnej analizy aktualnie odprowadzanych składek i wdrożenie – jeżeli jest to możliwe i korzystne – odpowiednich optymalizacji).

Powyższe zagadnienia poruszają jedynie przykładowe kwestie regulujące sam model współpracy. Po raz kolejny pragniemy jednak zaznaczyć, że jej ostateczny kształt uzależniony jest od indywidualnych ustaleń. Kontaktując się z nami mogą Państwo liczyć na pełną elastyczność z naszej strony oraz pełen profesjonalizm. Z przyjemnością odpowiemy również na zapytania dotyczące współpracy. Jeżeli takie się pojawiają – zachęcamy do kontaktu.


DANE KONTAKTOWE

Biuro Ksiegowe
Ewa Gąsiorek
ul. Przemyska 11A lok. 41
02-361 Warszawa
Dzielnica Ochota
woj. mazowieckie
22 668 49 09
518 152 612
517 437 182

GODZINY PRACY

Poniedziałek-Piątek: 8:00 - 16:00
Sobota: nieczynne
Niedziela: nieczynne

Finanse EG | ul. Przemyska 11A/41 | 02-361 Warszawa | Dzielnica Ochota | woj. mazowieckie | 22 668 49 09 | 518 152 612 | 517 437 182 | kontakt@finanseeg.pl | NIP: 1130987198